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Easy Workplace per migliorare la user experience di Danieli

In un momento di digital transformation pervasiva, quale è quella che stiamo vivendo in questi anni, la centralità del dato ha un impatto importante su tutte le imprese. E su tutti i lavoratori.

Come abbiamo avuto già modo di approfondire in questo articolo, siamo gradualmente passati dagli information worker ai knowledge worker, fino ad arrivare oggi ai nuovi learning worker. I learning worker sono lavoratori che devono

È chiaro che perché tutto ciò si realizzi, i nuovi “worker”, qualunque sia l’accezione con la quale li indichiamo, hanno bisogno di un ambiente di lavoro adeguato e di strumenti nuovi, che non solo facilitano, ma promuovano le nuove logiche di collaborazione e condivisione delle informazioni.

La sfida del modern workplace

Dire smart working, probabilmente, non basta. Ed è per questo che oggi si parla di modern workplace.
Il modern workplace non è una tecnologia e non è neppure uno strumento o un insieme di strumenti a disposizione di dipendenti e collaboratori.
Il modern workplace è, in primo luogo, una opportunità di lavorare meglio e in modo più efficiente grazie a una complessiva revisione di tutti i processi aziendali e alla promozione di una nuova cultura più aperta, meno gerarchica, impostata su una logica di “trust”, nella quale la partecipazione dei dipendenti è sostenuta e incoraggiata.
Per potersi realizzare, il modern workplace ha bisogno di tecnologie abilitanti, a partire dalle piattaforme di collaboration a quelle per la produttività, dal cloud alla security, dalla mobility all’automatizzazione.

È questo lo scenario cui dà vita Teorema con la propria practice per il modern workplace, attraverso la quale rende disponibili alle aziende-clienti, strumenti di collaboration, communication, analisi dei dati, con l’obiettivo di semplificare l’accesso a documenti, informazioni e applicazioni ai dipendenti e ai collaboratori interni ed esterni all’organizzazione aziendale, in sicurezza e nel pieno rispetto di tutte le normative e le policy.

È una practice, che sfrutta appieno le potenzialità delle tecnologie Microsoft, abilitando un percorso di change management all’interno dell’organizzazione, segmentato per obiettivi e nel quale non solo le tecnologie ma anche e soprattutto le persone giocano un ruolo chiave.

Come dimostra la case history sviluppata da Teorema con Danieli.

 

La case history Teorema-Danieli: la collaboration al centro

Nata nel 1914 e con sede a Buttrio, in provincia di Udine, oggi Danieli è una multinazionale con sede in Italia specializzata nella produzione di impianti siderurgici. Con un fatturato di 2,5 miliardi di euro, il Gruppo conta un conglomerato di 25 divisioni attive in tutto il mondo, con circa 9 mila dipendenti.

Per Danieli, la necessità primaria era quella di migliorare a livello globale la produttività attraverso piattaforme di collaborazione digitali standard e sicure e, nel contempo, fornire alle risorse umane applicativi effettivamente usabili, in ufficio e da remoto. L’obiettivo era, quindi, semplificare accessibilità e usabilità delle piattaforme di comunicazione, collaborazione e produttività, cercando un giusto bilanciamento tra il rispetto di requisiti irrinunciabili di sicurezza e privacy e i criteri di usabilità richiesti dagli utenti.

Una vera e propria rivoluzione voluta da Alexander Stewart, Executive Vice President ICT di Danieli. “La sicurezza è parte integrante della user experience: se l’esperienza d’uso è limitata dalle procedure di autenticazione, l’utente troverà un modo più semplice di svolgere il proprio compito, mettendo in atto pratiche che aumentano i rischi di attacchi o perdite di dati. E la colpa non è da attribuire ai vincoli della sicurezza, ma a come sono state progettate le soluzioni”.

Teorema Engineering, partner di vecchia data del gruppo, ha sviluppato il progetto Easy Workplace: un vero e proprio progetto di change management, nel quale il processo di trasformazione ha riguardato non solo il modo in cui i collaboratori accedono agli strumenti di lavoro ma anche e soprattutto la cultura aziendale. La divisione ICT ha sviluppato un approccio nuovo all’erogazione dei servizi informatici che adesso compongono una piattaforma integrata che ruota intorno all’utente.

Una nuova infrastruttura costruita sulle esigenze degli utenti

Consapevole dell’assoluta importanza del coinvolgimento e della soddisfazione degli utenti finali, il piano di digital transformation sviluppato da Danieli con Teorema è tutto improntato sull’ascolto, coniugando gli obiettivi di business dell’azienda con le reali esigenze dei dipendenti.

“Mentre una volta intervenivamo limitandoci a impedire azioni potenzialmente dannose, ottenendo l’inibizione della condivisione e della collaborazione, ora ci chiediamo prima di tutto quale può essere l’impatto sulla user experience e cerchiamo soluzioni migliori, coerenti con le aspettative delle risorse umane”.

Le decisioni sulle piattaforme da implementare “dall’erogazione di quelli più semplici, come la stampa, all’abilitazione di quelli più sofisticati, come la videoconferenza” sono state prese, di volta in volta, coinvolgendo tutta l’organizzazione per valutare la portata delle novità e favorirne l’assimilazione.

Accessibilità semplificata e nuove forme di autenticazione

Easy Workplace ha comportato la migrazione per circa 6.500 postazioni – tra scrivanie tradizionali per uffici e desktop dedicati alla progettazione meccanica – da un ambiente Windows 7 a un ambiente Windows 10, con tutte le applicazioni per la produttività e la collaboration di Office 365. Questo upgrade del software ha consentito la creazione di un approccio nuovo alle attività quotidiane, con un livello maggiore di accessibilità ai vari applicativi. Inoltre, “dalla connessione automatica alle reti fino all’autenticazione biometrica sui sistemi, stiamo continuando a lavorare per eliminare la pratica dell’inserimento di PIN o password”, spiega Stewart.

Poi, nel vecchio modello, in caso di problemi o limiti tecnici, il collaboratore apriva un ticket, inoltrando una richiesta di intervento alla controparte della divisione ICT che si occupava poi di risolverlo. La nuova configurazione dei servizi prevede invece un approccio proattivo dei membri del team di Stewart, che ora affiancano gli utenti business per comprendere in che modo ciascun processo può essere ulteriormente migliorato.

L’intera infrastruttura è stata concepita per continuare a evolvere man mano che vengono sviluppati i pacchetti Microsoft o compaiono sul mercato nuove soluzioni integrabili con il sistema. A meno di due anni dall’inizio del progetto, Easy Workplace è stato distribuito su oltre tremila postazioni, circa il 65% dell’utenza di Danieli interessata dalla migrazione.

La sfida più grande rimane sempre quella culturale. Non credo si debba parlare più di formazione, quanto di education e di consapevolezza dei servizi disponibili, a partire dal top management. Cultura in azienda significa management: se si vuole cambiare, si comincia da lì”.

 

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