Business Intelligence: perché è importante e quanto può costare non averla

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Un buon sistema di business intelligence (e relative analisi dati), può avere un impatto molto importante sulla vita e sulla crescita dell’azienda. Avere informazioni di facile accesso e lettura significa migliorare le decisioni che si prendono. Migliori decisioni significano miglioramento delle performance aziendali.

Miglioramenti economici

Alcuni dei benefici economici, facilmente misurabili, dall’adozione di un sistema di Business Intelligence sono:

Incremento degli utili

Partiamo da quello più importante nella crescita e prosperità di un’azienda. Parliamo di utili e di come sia possibile aumentarli attraverso un buon sistema di business intelligence. Questo obiettivo è ottenibile attraverso due possibili strade, l’incremento dei ricavi e la riduzione dei costi:

    • Incremento ricavi
        • Identificazione dei clienti più redditizi.
        • Identificazione di opportunità di cross-selling.
        • Ottimizzazione politiche di prezzo.
        • Maggiori ricavi.
    • Diminuzione Costi
        • Visione chiara dei centri di costo.
        • Riduzione costi operativi

Acquisizione clienti e customer retention

Customer Retention, il miglior modo per fare upselling o cross ...

    • Incremento ricavi
        • Miglioramento dei livelli di servizio.
        • Miglioramento delle vendite grazia alla possibilità di fornire informazioni accurate e tempestive.
    • Diminuzione Costi
        • Riduzione sforzi di marketing.
        • Riduzione costi dovuti a correzione di errori, risoluzione di problemi e non soddisfazione del cliente.

Efficienza operativa

    • Incremento ricavi
      1. Miglior visione dell’intero processo, dall’ordine all’incasso.
      2. Accelerazione dei cash-flow
    • Diminuzione Costi
      1. Identificazione dei colli di bottiglia.
      2. Ottimizzazione dei processi produttivi
      3. Ottimizzazione del magazzino.
      4. Riallocazione risorse lavorative.

Produttività degli utenti della BI

        • Incremento ricavi
        • Maggior tempo disponibile da dedicare a clienti e iniziative di crescita.
        • Diminuzione Costi
        • Accesso più veloce alle informazioni e quindi riduzione dei tempi dedicati alle analisi.
        • Migliore qualità dei dati, che riduce la possibilità di errore e il tempo dedicato alla pulizia.
        • Meno esperti di Excel per manipolare i dati.
        • Meno database (Access, Excel…) e meno report da manutenere.

Produttività dei sistemi informativi

        • Incremento ricavi
        • Possibilità di offrire la reportistica come servizio aggiuntivo ai clienti.
        • Diminuzione Costi
        • Riallocazione del personale su progetti strategici.

Benefici intangibili

Accanto ai benefici descritti sopra, esistono altri “benefici intangibili” e che comunque contribuiscono al miglioramento delle performance aziendali. Eccone alcuni:

  • Miglior servizio clienti
  • Miglioramento nelle relazioni pubbliche
  • Miglioramento della percezione dell’azienda da parte di clienti, azionisti e pubblico in generale.
  • Aumento dell’efficacia competitiva

Il rischio che si corre senza un buon sistema di Business Intelligence in azienda

In assenza di un sistema di Business Intelligence ci si trova a realizzare analisi su basi dati con le seguenti peculiarità:

  • Frammentazione
  • Incompletezza
  • Mancanza di validazione
  • Mancanza di documentazione
  • Disegno orientato alle attività operative

A causa dei problemi appena descritti, in azienda è facile riscontrare il malumore di chi, dovendo prendere decisioni o dedicarsi a particolari azioni di pianificazione aziendale, trova difficoltoso ottenere i dati necessari a supportarle.

Ecco le principali difficoltà che si potrebbero incontrare in un’azienda che in assenza di un buon sistema di Business Intelligence “naviga a vista” tra il caos e le decisioni “prese di pancia”.

Quanto costa non avere un sistema di Business Intelligence?

 

Rispondere a questa domanda non è semplice. Il profitto non è immediato, e nemmeno costante nel tempo dato che una soluzione BI tende a evolvere, comportando sì nuovi costi, ma anche nuove possibilità di risparmio e guadagno. Occorrerebbe trovare una formula che, presi in considerazioni i benefici elencati nella sezione precedente, quantifichi monetariamente ciascuno di essi. Proviamo allora a guardare la questione da un punto di vista opposto, e poniamoci una domanda un po’ diversa: quanto ci costa non avere una soluzione BI? Ossia, quanto risparmiamo implementandola? Una formula che ha il solo scopo di fornire un’idea di quanto possiamo risparmiare grazie alla Business Intelligence è la seguente:

C x D x H x S = risparmio in €

dove C è il numero di differenti business partner con cui l’azienda ha a che fare, D il numero medio di documenti (report, dashboard, ecc.) sviluppati tramite la BI per business partner, H il numero medio di ore mensili impiegate per la definizione, lo sviluppo e la validazione di un documento prodotto in modo tradizionale, e S lo stipendio orario medio per dipendente. Questo risparmio può facilmente raggiungere numeri considerevoli, senza contare il guadagno in valore aggiunto per l’azienda.

Assenza di controllo

Gestire il caos in un mondo fluido

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Questo è un aspetto abbastanza semplice da immaginare e capire. Se non ha si ha una chiara definizione e conoscenza di quello che accade in azienda, attraverso numeri e dati oggettivi, è impossibile pensare di poter avere il controllo dell’azienda e della sua vita. Senza controllo un’azienda non può prosperare perché si troverebbe a “navigare costantemente a vista”.

Impossibilità di prevedere gli andamenti del mercato

Oggi nessuna azienda può muoversi in modo efficace sul mercato senza fare costantemente previsioni a breve, medio e lungo termine sull’andamento del suo business. Questo per essere in grado di soddisfare sempre la domanda stimata evitando problemi come, per esempio, lo stock insufficiente di un prodotto che registra invece un picco di richieste. Data la dinamicità dei mercati, prevedere l’andamento della domanda e la tua capacità di soddisfarla permette di conservare quote di mercato che potrebbero, senza tali previsioni, essere conquistate da concorrenti più reattivi della tua azienda nel soddisfare la clientela.

Combinare questi fattori in una previsione “di pancia” è troppo rischioso. Chi vuole avere previsioni attendibili nel lungo periodo deve usare strumenti di Business Intelligence e di Analytics che partano dai dati generati dall’azienda (vendite, ordini, lead, dati storici…) per arrivare a definire un modello attendibile dell’andamento del suo business

Non conoscere i propri clienti e perché acquistano da noi

Il cliente è sovrano, oggi più che mai. Ma il successo dei tuoi clienti dipende da quanto comprendi la loro traiettoria, dal potenziale cliente “freddo” a quello abituale, fino al difensore del marchio. Come azienda, devi capire cosa avviene in corrispondenza di ogni punto di contatto e, fattore ancor più importante, cosa manca. Se le informazioni di cui disponi sono memorizzate su piattaforme diverse senza essere scambiate, non ti sarà possibile snellire i punti di contatto dei clienti o migliorare la loro esperienza complessiva.

Muoversi sulla base dell’istinto

“Siamo tutti umani” quindi ammettiamo l’ovvia possibilità di commettere errori. Errori dovuti a valutazioni errate, scelte intempestive o prese sull’onda emotiva di un determinato momento o semplicemente fatte d’istinto. In modo molto pratico, possiamo dire, ad esempio, che i dati possono aiutare il reparto vendite ad identificare meglio le opportunità di vendita mentre il team che si occupa di logistica può utilizzare quegli stessi dati per ottimizzare il processo di approvvigionamento evitando il rischio di esaurimento delle scorte e quello di riempire gli scaffali di merce che resterà invenduta. Ogni settore o dipartimento aziendale può beneficiare dei dati per le proprie decisioni e previsioni.

Fino a qualche anno fa, le decisioni e le previsioni venivano “ispirate” solo dall’esperienza e dallo storico di un determinato settore. Parametri importanti ma non sufficienti a evitare rischi e imprevisti. La Business Intelligence ci permette di superare questo limite raggiungendo traguardi che fino a pochi anni fa sembravano impossibili.

Non riconoscere i cambiamenti del mondo che ci circonda

Non potremo riconoscere un cambiamento prima che ci travolga se non siamo in grado di:

    • fotografare quello che accade ogni giorno/mese dentro e fuori dall’azienda
    • utilizzare i dati per fare previsioni future

I due punti appena enunciati rappresentano proprio gli obiettivi che il team di Business Intelligence in azienda dovrebbe prefiggersi di raggiungere

Silos di dati

Eliminare i silos di dati: perché è necessario condividere la ...

Molto spesso accade che la conoscenza dei dati sia frammentata e suddivisa su più persone che hanno una scarsa interazione tra di loro.

L’utilizzo di una vasta gamma di fonti dati aziendali comporta la memorizzazione di una cospicua quantità di informazioni, stoccate in diversi silos di dati isolati. In pratica, questi contenitori di dati a tenuta stagna ti impediscono di avere una visione globale della situazione, lasciandoti senza un’unica “fonte di verità”

La situazione appena descritta può causare problemi di interpretazione dei dati e può portare alla creazione di report inconsistenti, il cui utilizzo da parte del management può dar luogo a decisioni non ottimali e dunque inficiare la pianificazione aziendale e gli obiettivi da raggiungere.

Il problema potrebbe essere risolto attraverso un sistema centralizzato di Business Intelligence con un unico datawarehouse in cui vengono storicizzati i dati ed effettuate tutte le operazioni di transcodifiche, elaborazioni e arricchimento delle informazioni.

Tool per la Business Intelligence

Innanzitutto, bisogna capire la grandezza dell’azienda e di conseguenza i processi aziendali da considerare, la mole di dati da gestire e il budget a disposizione. In base a queste variabili si possono scegliere i software più adatti alle proprie esigenze. La diffusione di internet e il progredire della tecnologia ha diffuso un enorme quantità di software che rispondono ad esigenze simili a costi enormemente differente. Inoltre, grazie a internet moltissime attività vengono già tracciate praticamente gratis (basti pensare a tutti i dati raccolti da Google Analytics o i vari tool di Analytics di Facebook e gli altri social network). Ovviamente tool differenti presentano funzionalità e caratteristiche differenti e pertanto non tutti i tool sono necessari per la tua azienda e contemporaneamente non tutti i tool riescono a soddisfare le tue esigenze specifiche.

Gli aspetti cruciali da tenere in considerazione nel momento in cui si valuta quali software di Business Intelligence bisognerebbe adottare sono:

Software di Business Intelligence in base alla grandezza dell’azienda

Questo è sicuramente il primo aspetto da considerare perché tool diversi hanno costi molto diversi ma anche funzionalità differenti. Le domande a cui rispondere in questo caso sono:

    1. quante persone in azienda utilizzeranno questi tool
    2. quanto sono preparate in ambito data management questi utenti?
    3. quale complessità è necessario raggiungere per effettuare “fotografie realistiche” dell’azienda e poter prendere decisioni corrette?

Sulla base di queste risposte sarà possibile orientarsi tra moltissimi tool differenti.

  • software gratuiti e open source

Qui possiamo trovare software agli antipodi, dai software che propongono poche possibilità di customizzazione, si rivolgono a pochi utenti ed hanno una bassissima barriera all’entrata (e quindi facilmente utilizzabili dal giorno 1) a software completamente customizzabili ma che richiedono competenze tecniche molto avanzate.

In entrambi i casi questa tipologia di strumenti va benissimo per piccole aziende o per monitorare pochi processi di aziende abbastanza strutturate.

  • software entry-level

Sono solitamente software abbastanza semplici da utilizzare ed user friendly in quanto si tratta di software di Self-BI. Sono cioè strutturati per dare poche possibilità di intervento da parte dell’utente in fase di modifica del prodotto ma consento la realizzazione di dashboard e report in tempi abbastanza veloci.

  • software completi

Qui entriamo nel mondo dei software davvero professionali  e che solitamente racchiudono al loro interno un DWH (o comunque permettono collegamenti nativi con sistemi di questo tipo).

In questo caso abbiamo strumenti caratterizzati da una alta barriera all’ingresso sia in termini di costi da sostenere che di competenze tecniche da acquisire ma che permettono di monitorare l’intera azienda e di costruire processi di BI anche molto complessi.

Software ETL (extract – transform – load) per la trasformazione del dato

Alle aziende serve sicuramente un software che permetta di manipolare e storicizzare i dati. Per capire a che tipologia di software orientarsi è necessario analizzare i processi aziendali, i dati che ne derivano e la quantità di fonti dati aziendali. Più il numero e la complessità di tali fattori aumenta, più performante e customizzabile dovrà essere tale software.

Analisi della situazione attuale e analisi predittive

La Business Intelligence ha vissuto in questi anni una evoluzione che l’ha trasformata da strumento per l’analisi retrospettiva a mezzo per l’analisi sempre più real-time e predittiva. Inizialmente il focus della Business Intelligence è stato analizzare lo storico dei dati raccolti per arrivare a spiegare con precisione cosa era già successo.

Trasformare la BI in uno strumento predittivo significa arrivare a spiegare non solo come un fenomeno (le dinamiche di vendita) si è verificato in passato ma come continua a evolvere e come probabilmente si concretizzerà in futuro. Dai dati disponibili deve essere cioè ricavato un modello del fenomeno che si sta analizzando, non semplicemente uno storico.

Ovviamente questo tipo di analisi possono portare ad analisi illuminanti e che possono variare la vita di un business. Tuttavia, anche in questo caso la grandezza dell’azienda guiderà nell’analisi per capire se tale sofisticazione è necessaria o meno (un miglioramento del 5% in un’azienda che fattura un miliardo di euro cambia notevolmente il business e giustifica enormemente il costo dello strumento, mentre per un’azienda che fattura 50mila euro è irrilevante).

 

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