Nodo Smistamento Ordini, come digitalizzare il processo in modo corretto

L’obiettivo è produrre documenti in formato elettronico che, conservati a norma del Dpcm 2013, costituiscono a tutti gli effetti documenti opponibili a terzi in ogni sede [...]
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La gestione tramite NSO (Nodo Smistamento Ordini) degli ordini fornitori emessi dalle PA sembra essere partita in sordina, senza particolari sussulti e difficoltà come era stato in occasione dell’avvento della FEB2B; tuttavia verificando continuamente nella realtà, come la gestione della fattura elettronica sia in molti casi tuttora approcciata nel modo sbagliato o incompleto, vogliamo dare uno schema pratico di implementazione di un flusso ordini NSO in ingresso, nell’ipotesi che si tratti di un flusso denominato “ordinazione semplice” solo in ingresso, che non richieda cioè una risposta da parte del fornitore all’acquirente.

Flusso ordini NSO, quali procedure e quali strumenti

La realizzazione di questo flusso si deve avvalere di strumenti software scelti con attenzione e di una organizzazione aziendale pronta a riconfigurarsi in modo da snellirsi in conseguenza degli automatismi operativi che si possono implementare

Innanzitutto l’acquisizione del documento XML può avvenire in diversi modi: quello apparentemente più semplice e a costo irrisorio sembrerebbe essere la posta elettronica certificata: in realtà può non essere così a meno che non si stia parlando di un numero ridottissimo di documenti. La posta elettronica non è lo strumento ideale per il semplice fatto che non è stata concepita per la trasmissione e ricezione massiva e ripetitiva di documenti strutturati che potrebbero essere acquisiti ed elaborati direttamente dal gestionale aziendale. La ricezione deve essere diretta e non subordinata all’apertura di una mail o al rischio di saturazione della casella di posta, nessuna azione di apertura busta e successivo caricamento deve essere necessaria.

Quali sono le scelte più corrette dunque? Sicuramente l’utilizzo di un portale affidabile che utilizzi il canale SdI o PEPPOL, quali ce ne sono diversi attivi sul mercato italiano, che permetta la consultazione diretta del documento e che soprattutto ne consenta la messa a disposizione automatica all’azienda, rendendolo disponibile in un’area riservata a cui abbia accesso l’ERP aziendale tramite protocollo FTP o attraverso web service per l’acquisizione diretta come ordine cliente, senza possibilità di errata imputazione di dati. Rispetto alle modalità tradizionali, fino ad ora abbiamo risparmiato le operazioni di apertura mail e successivo inserimento manuale dell’ordine; rimane ovviamente l’approvazione dell’ordine per dare inizio all’avanzamento del ciclo attivo.

L’approvazione può essere eseguita direttamente sul portale servizi NSO, oppure dopo l’importazione con le funzioni proprie del gestionale in uso, questo dipende dal set di funzioni messe a disposizione dai due strumenti e dalla traccia che si vuole lasciare sui dettagli dell’operazione.

Una volta approvato, l’ordine può dare corso allo scarico di magazzino o avviare il relativo processo di approvvigionamento tramite ciclo produttivo o richiesta di acquisto da fornitore, mi sembra superfluo considerare quanto sarebbe veloce il passaggio, se anche questo ordine potesse essere gestito con le modalità proprie dell’NSO potendone riutilizzare gran parte delle informazioni quali riferimenti e/o codici articoli alternativi, utili successivamente al momento del ricevimento merci dal fornitore.

Spedizione, fatturazione, tracciabilità

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Siamo arrivati al momento della spedizione: anche in questo caso il riutilizzo dei dati acquisiti dall’ordine è massimo e senza possibilità di errore, anche nei casi in cui per ogni riga evasa si renda necessario un set di informazioni aggiuntive che l’ente pubblico avrà debitamente trasmesso a suo tempo nel corpo dell’ordine. La gestione logistica può in questo caso essere supportata dalla dematerializzazione del documento cartaceo di consegna a favore dell’adozione del documento elettronico di consegna su cui il destinatario apporrà una firma grafometrica; soluzione vantaggiosa che permette ad esempio, tramite un tablet dato in dotazione al proprio personale, di effettuare un vero e proprio tracking della consegna e comunque, anche nel caso di presa in consegna da parte di un vettore, avere sempre il documento disponibile.

La successiva fatturazione avverrà facendo in modo che i file XML FEB2B siano caricati dall’ERP direttamente su un portale servizi (magari lo stesso attraverso il quale avete ricevuto l’ordine) pronti per essere inviati allo SdI, senza necessità di creazione di file zippati da creare o conferire manualmente; può essere previsto anche sul portale un controllo di correttezza formale e sostanziale del documento prima dell’invio definitivo attuabile massivamente o singolarmente, ma sempre limitandosi a scegliere una funzione da programma.

La tracciabilità delle varie fasi del ciclo deve essere garantita dal gestionale aziendale.

Valutando in modo complessivo questo schema di digitalizzazione i vantaggi superano largamente le eventuali difficoltà che si possono incontrare nell’implementazione del progetto e permettono di recuperare velocemente i costi sostenuti; tenendo conto che i documenti rimangono in formato elettronico e che una volta conservati a norma del Dpcm 2013 costituiscono a tutti gli effetti documenti opponibili a terzi in ogni sede, cosa che non è assolutamente scontata quando si tratta di documenti pdf (considerati alla pari di copie fotostatiche) o mail inviate in posta ordinaria, liberamente e discrezionalmente ammissibili dal giudice quale prova in caso di contenziosi.

 

 

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